プレゼン準備で時間を3割短縮するには

「プレゼン準備=すぐにパソコンに向かう」は禁止

ビジネスパーソンにとって、話をするチャンスは結構あります。営業であれば、お客さまに対する話をするのは仕事の根幹ですし、エンジニアの方でも上司への報告や承認など、プレゼンテーションとまで言わなくても、話をすることは多いですよね。ちょっとしっかり話をしようとすると、多くの方がいきなりワードやパワーポイントを開いて、資料を作り始めようとします。

思考の断片化とデフラグ

これは、NGです。このやり方が効率を下げているとしたら!

実際のシーンを考えてみよう!

まず、パソコンに向かいます。資料を揃えたり、必要なソフトウエアを起動したり、さて考えるぞ!と思うと、Eメールの到着の音が響きます。「おっ 確認しよう」 さて、これでスッキリして考えられる。さあ、10分考えた。「あれ?パワーポイントの画像の加工ってどうやるんだっけ?」「エクセルの表を貼り付けてみよう」とやってまた考えます。「あれ?ネットワークの調子がおかしいぞ。混んでいるのかな」「あっまたメールだ」ずいぶん考えが進んできたぞ。次は。。。。。

さて、実際にこんなコトは起きていませんか。図で言うと赤の感が得ている時間の間に、文章でカギ括弧月で書いた作業が挟まっていることが分かります。

その時の感覚は、戻ってきたときに、なにかんがえていったっけ。戻るのに時間がかかります。

この思考時間が細かい時間に区切られてしまっている「断片化」がとても効率を下げる要因なのです。

では、どうやって、この断片化を避けるか。

実際に集中して考えた経験がない?!

職場にいて、じっくり考えたことがないとかひとつのテーマについて考え込んだことがない。考える集中時間が15分も取れたことがない。毎日ばたばたしていて。

こんなビジネスパーソンがとても多いようです。15分というと、テレビ番組の4分の1程度の時間ですがこのくらいの時間集中して考えるのは、できるはず。でも、セミナーでお聴きすると、マインドマップで15分集中して考えるとその時間の濃さに驚く方が続出します。

ということは、ということで振りかえってもらうと。驚愕の事実が。

15分も集中してひとつのことがを考えたのは久しぶり!こんな感じを持つビジネスパーソンの方が多いようです。効率も下がってしかもなんか繁忙感というか追いかけられる感覚がある原因のひとつがここにあります。

紙とペンを持って、会議室に15分

この状況を回避する方法は、とっても簡単。紙とペンを持って、席を外して集中して考える時間を作ることです。その際には、集中力を引き出してくれるマインドマップをぜひ使ってみて下さいね。

ミニ・マインドマップサンプル2

フルカラーでなくてもOK。三色ボールペンとコピー用紙で十分。ミニ・マインドマップが最適です。

15分で方針が決まったらあとは作業に集中

プレゼンで伝えたい方針が決まったら、あとは作業・作業。逆に考えることは止めてもOK。しっかり考えた!という安心感があるために、作業に集中できる気持ちが出来上がっているのです。

作業だけであれば、実は、皆さん自身がやらなくてもいい。パワーポイントが得意な部下に任せてもいいですし、同僚にお昼をおごる代わりにやってもらう方法もあります。

あなたにしかできないのは、考えること!だからここにエネルギーを集中して一気に考える。あとは、作業に集中する/任せる!

ぜひ試してみて下さいね。

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