議事録/講演録としてのマインドマップ

議事録が苦手なのには理由がある!

議事録を終了後にワードで作ろうとする。でも手元のメモを見ても全然思い出せない。そんな方には、マインドマップがお勧めです。会議でのマインドマップの事例 視覚会議

理由はとても簡単。プロセスの記録をしていないからです。

通常のメモでは、決まったことの結論を書こうとしますが、会議の最中には、決まったことがどれだか分からないこともあります。終わってから、結局アレが結論だったんだなとわかる。だから、どの程度絞り込んだら良いかがわかない。だから大事な部分をメモにできなかったり、あとから見直しても思い出せなかったりという問題が発生します。

議事録はマインドマップ作成スピードが必要なので

マインドマップで議事録を取りたい方に、お願いしているのは、少し練習してからというお願いをしています。

単に結論に当たりをつけて書き出すという従来のメモをマインドマップに変えても一定の効果はあります。でも判断を後回しにすることができないので、どうしても書き出せる量がすくなくなり、また、「判断」の善し悪しによって、うまくいくときと行かないときにばらつきが出てしまいます。

なので、プロセス毎、判断せずにたくさん描き出す方法がおすすめです。そうするとどうしてもスピードが必要になるのです。

作成上のヒントとコツ<3大質問>

セミナーで議事録に関して、よく聞かれるのは、3つ。

1.追いつかないです!

これは少しトレーニングが必要。会議や講演会のスピードによっては、多少のトレーニングをしないと追いつかないケースもあるかも知れません。コツやヒントとしては、(1)スピードの早い内容の場合には、あらかじめ配付資料などに目を通しておくと、漢字や文字の表記や全体の構成などが明確になるので、多少なりとも楽になります。(2)議事録係が進行係も兼務すると実は楽になります。ちょっと待ってくださいねと言えるので。そのため、手元のメモよりもホワイトボードに書く方が楽なケースが多いです。

2.議事録や講演録の場合、なかなかどこで切ったら良いかがわからないのですが。

これが2番目に聞かれる質問です。どこで次のメインブランチ(第一階層の線)に移動すれば良いかは悩むところ。ここは気にせず、このあたりと思ったところで変えておいて、もし繋がっているのであれば、関連付けの線で繋いでおくと良いでしょう。

3.1枚に納まりません。

これは複数枚になるのは、仕方がありません。会議の内容に寄りますが、1時間の会議や打合せで、10枚を越えるマインドマップを作成することは良くあります。複数枚になったモノは、ナンバリングをして、順番に見直していくとよいでしょう。

ぜひぜひマインドマップの議事録!挑戦してみてくださいね。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする