マインドマップでメモして文章の議事録を作る

マインドマップで仕事の効率が上がった事例~重要会議の議事録

マインドマップは、仕事の効率化に役立つか?実際の事例でご紹介します。

事例の主人公は、30代後半の男性社員。吉田さん(仮名)は、IT会社の経営企画にマネージャーとして勤務。仕事の内容は、新規事業から業務改善までさまざま。昨今の人員削減で仕事の量が増えてきています。そんな吉田さんが月に1回いやな仕事があります。

それは、経営トップの会議の議事録作成担当。正式な取締役会ではないのですが、経営戦略を語る場で、部長以上が出席しています。通常13時~15時の2時間程度で、吉田さんは議事録担当として、また、発言者としてその場にいます。会議自体は、さまざまな議論について、経営陣の考え方が分かり良いのですが、問題はその後の議事録。

録音をしながら、あとでいわゆるテープ起こしをしていきます。所要時間は、6時間から8時間。きついのは、翌朝に届けてほしいというトップ要望。なので、毎回ほぼ徹夜状態で議事録を作っています。そして、出来上がった議事録の内容については、部長やトップから厳しいコメントをいただくことが多いのも悩みの種。わかりずらい。論点が不明確だ。もっとシンプルにまとめられないか。

吉田さんは、心の中で「会議自体が、そもそもわかりずらいのだから、テープ起こしをしても、そこは改善されない。。。。」と反論をしていました。内容が内容だけに、若手に振るわけにも行かず、テープ起こしの外注にわたしても、とても間に合わない。だから自分でやるしかない。なので、月1回の会議の時期が近づくと、憂鬱な気持ちになっていました。

マインドマップで議事録作成のスピードは3~4倍 しかも・・・

マインドマップの講座を受講した吉田さんは、この議事録作成に、マインドマップを導入します。正直 うまくいく自信はありません。議事録専門ではなく、自分も発言しないと行けない。そんな状況では満足にマップで書けるとは思えなかったのです。そして、実際やってみると。

マインドマップから文章化した議事録作成にかかる時間は、1.5時間から2時間程度。そして聞き逃した数カ所を、録音で確認する。それだけで完成。当日夕方には議事録が出来上がってしまったのです。しかも、上司に見せると、良くまとまっていると高評価。スピードだけではなく、内容も良くなっていたのです。

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その後 毎月、マインドマップでメモをして、文章化する議事録を作成していて、どんどん聞き逃しもなくなり、録音を聴く必要もなくなった吉田さん。とても満足をしているようです。ちなみに、仕事ができると思われた吉田さんには、経営陣からの仕事の依頼が増えて、結局忙しいことには変わりはないんですけれどね。とのこと。

皆さんもこんな経験をしてみませんか。

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